บทที่ 2 การใช้โปรแกรม Microsoft Office word 2010

  

2.1 โปรแกรมต่างๆในโปรแกรม Microsoft Office 2010

โปรแกรม Microsoft Office 2010 เป็นผลิตภัณฑ์ของบริษัท Microsoft Corporation ที่ได้รับความนิยมมากในปัจจุบัน ประกอบด้วยโปรแกรมชุดต่างๆดังนี้

1. Office Home and Student 2010

2. Office Home and Business 2010

3. Office Professional 2010

4. Office standard 2010

5. Office Professional Plus 2010

6. Office Professional Academic 2010

โดยบริษัท Microsoft Corporation ได้แบ่งชุดโปรแกรม Microsoft Office 2010 ออกเป็น 2 ชุด ดังนี้

1ชุดที่ใช้ที่บ้าน ที่ทำงาน หรือที่โรงเรียน ในกรณีต้องการสั่งซื้อสิทธิ์การใช้งานน้อยกว่า 5 สิทธิ์ (License)

2ชุดที่วางจำหน่ายผ่าน Volume Licensing ในกรณีต้องการสั่งซื้อสิทธิ์การใช้งานมากกว่า 5 สิทธิ์

2.2 การติดตั้ง Microsoft Office Professional Plus 2010

ไมโครซอฟท์เปิดให้ลูกค้าแบบ Volume License (VL) ที่มีไลเซนส์ Software Assurance (SA) สามารถดาวน์โหลด Office 2010 RTM ได้แล้วเมื่อวันที่ 27 เมษายน 2553 ที่ผ่านมา (อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Office 2010 RTM Available to Volume License Customers) สำหรับบทความนี้จะแสดงขั้นตอนการติดตั้ง Microsoft Office Professional Plus 2010 เวอร์ชัน 32-bit บน Windows 7 Ultimate ครับ

ทั้งนี้ ไฟล์ติดตั้ง Microsoft Office Professional Plus 2010 ที่ดาวน์โหลดจาก Volume License Service Center (VLSC) นั้นจะอยู่ในรูปแบบไฟล์ ISO อิมเมจ ดังนั้นจะต้องทำการเบิร์นลงแผ่น CD/DVD หรือจะต้องใช้โปรแกรมจำลองไดรฟ์ทำการเม้าต์ ISO อิมเมจก่อนจึงจะสามารถใช้ทำการติดตั้งได้ โดยการติดตั้ง Microsoft Office Professional Plus 2010 มีขั้นตอนดังนี้

1. ใส่แผ่น CD/DVD ติดตั้ง Microsoft Office Professional Plus 2010 เข้าในไดรฟ์ จากนั้นในหน้าไดอะล็อกบ็อกซ์ User Account Control (UAC) ให้คลิก Continue กรณีที่ AutoPlay ไม่ทำงานให้คลิกไอคอน Windows Explorer ซึ่งอยู่ด้านขวาของปุ่ม Start แล้วดับเบิลคลิกไดรฟ์ที่ใส่แผ่น CD/DVD

User Account Control

2. รอจนโปรแกรมเตรียมการเซ็ตอัพระบบแล้วเสร็จจากนั้นในหน้า Read the Microsoft Software License Terms ให้เลือกเช็คบ็อกซ์หน้า I accept the terms in this agreement เสร็จแล้วคลิก Continue

Microsoft Software License Terms

3. ในหน้า Choose the installation you want จะเป็นหน้าที่ให้เลือกว่าจะติดตั้งแบบดีฟอลท์หรือทำการติดตั้งโดยปรับแต่งเอง (Customize) หากติดตั้งแบบดีฟอลท์ให้คลิก Install Now แล้วไปยังขั้นตอนที่ 5 หากติดตั้งแบบปรับแต่งเองให้คลิก Customize แล้วไปยังขั้นตอนที่ 4

หมายเหตุ: แนะนำให้ติดตั้งแบบปรับแต่งเอง (Customize) เนื่องจากมีหลายองค์ประกอบที่ไม่มีความจำเป็นใช้งาน

Choose the installation

4. ในหน้าไดอะล็อกบ็อกซ์ถัดไปให้เลือกองค์ประกอบของ Microsoft Office ที่ต้องการติดตั้ง ในกรณีที่ต้องการกำหนดโฟลเดอร์ที่จะใช้ติดตั้งเองสามารถทำได้โดยการคลิกแท็บ File Location แล้วป้อนพาธของโฟลเดอร์ที่ต้องการ หากต้องการกำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ใช้ให้คลิกแท็บ User Information แล้วป้อนรายละเอียด อนึ่งหลังจากทำการกำหนดค่าต่างๆ เสร็จเรียบร้อยแล้วให้คลิก Install Now เพื่อเริ่มการติดตั้ง Microsoft Office Professional Plus 2010

Choose the installation

4. ในหน้าไดอะล็อกบ็อกซ์ถัดไปให้เลือกองค์ประกอบของ Microsoft Office ที่ต้องการติดตั้ง ในกรณีที่ต้องการกำหนดโฟลเดอร์ที่จะใช้ติดตั้งเองสามารถทำได้โดยการคลิกแท็บ File Location แล้วป้อนพาธของโฟลเดอร์ที่ต้องการ หากต้องการกำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ใช้ให้คลิกแท็บ User Information แล้วป้อนรายละเอียด อนึ่งหลังจากทำการกำหนดค่าต่างๆ เสร็จเรียบร้อยแล้วให้คลิก Install Now เพื่อเริ่มการติดตั้ง Microsoft Office Professional Plus 2010

Customize installation

5. ในหน้าไดอะล็อกบ็อกซ์ Installation Progress รอจนการติดตั้งโปรแกรมแล้วเสร็จ

Installation Progress

6. ในหน้าไดอะล็อกบ็อกซ์ถัดไปคลิก Close เพื่อจบการติดตั้ง Microsoft Office Professional Plus 2010

Successfully Installed

เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Professional Plus 2010

หลังจากทำการติดตั้ง Microsoft Office Professional Plus 2010 เสร็จเรียบร้อยแล้ว จากนั้นให้คลิก Start คลิก All Programs คลิก Microsoft Office แล้วคลิกโปรแกรมที่ต้องการใช้งาน เช่น Microsoft Word 2010 หรือ Microsoft PowerPoint 2010 เป็นต้น

Office Professional Plus 2010

2.3 การเปิดใช้งานโปรแกรม Microsoft Word 2010

โปรแกรม Microsoft Word 2010 เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดทำเอกสารต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น รายงาน จดหมาย ตลอดจนตารางข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งใช้งานง่าย ไม่ยุ่งยาก จึงเป็นโปรแกรมที่ได้รับความนิยมอย่างสูงในปัจจุบัน จนทำให้บริษัทผู้ผลิตได้มีการพัฒนาโปรแกรมให้มีความสามารถมากกว่าเดิมอีก และโปรแกรมใหม่นี้มีชื่อ ว่า Microsoft Word 2010

1  การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Word เริ่มด้วยการเปิดโปรแกรม Microsoft Word ดังนี้

2  จะเปิดหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Word 2010 ดังภาพ

2.4 ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Word 2010

ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Office Word 2010

เมื่อเข้าสู่โปรแกรม  Microsoft Office Word 2010 แล้วจะปรากฏหน้าต่างโปรแกรม ดังนี้

·                   แท็บเครื่องมือด่วน ( Quick Access Toolbar ) เป็นแถบเครื่องมือเพื่อให้สามารถเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ผู้ใช้ยังสามารถเพิ่มปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆไว้ที่แถบนี้ได้ด้วย

·                   ชื่อแฟ้ม และ โปรแกรม (Title Bar)  เป็นส่วนที่แสดงชื่อของโปรแกรมและชื่อไฟล์เอกสารที่เรากำลังใช้งานอยู่

·                   แท็บคำสั่ง(Menu Bar) เป็นเมนูคำสั่งหลักของโปรแกรมซึ่งแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ เพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน

·                   แถบ Ribbon เป็นแถบที่รวบรวมคำสั่งต่างๆ ของเมนูหรือทูลบาร์ เพื่อให้ผู้ใช้เลือกใช้งานง่ายขึ้น

·                   แบบอักษร( Font ) เป็นแท็บกำหนดรูปแบบและลักษณะพิเศษให้กับตัวอักษรและข้อความ

·                   แถบไม้บรรทัด ( Ruler ) เป็นแถบแสดงมุมมองไม้บรรทัด

·                   ปุ่มปิด  เปิดไม้บรรทัด เป็นทางลัดสำหรับการเปิด/ปิด มุมมองไม้บรรทัด

·                   เคอร์เซอร์แสดงตำแหน่งพิมพ์ (Cursor) ตัวกะพริบเล็กๆ บนจอภาพ ทำหน้าที่บอกให้เราทราบว่าตัวอักขระที่เราจะป้อนตัวตอไปปรากฏอยู่ที่ใด

·                   แท็บเลื่อน(Scroll Bar)  แถบสี่เหลี่ยมยาวที่อยู่ริมขวาสุดของโปรแกรม ใช้สำหรับเลื่อนดูข้อความบนจอภาพขึ้นหรือลง แนวตั้งหรือแนวนอนได้

·                   มุมมอง ย่อ/ขยาย (View Bar) แสดงมุมมองในเอกสารแบบต่างๆ

·                   แท็บสถานะ(Status Bar) แสดงสถานะการทำงานปัจจุบันบนหน้าจอ

2.5 การจัดการส่วนต่างๆของหน้าต่างโปรแกรม  Microsoft Word 2010

ในการซ่อนหรือแสดงส่วนต่าง ๆ ของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Word 2010 เราสามารถจัดส่วนต่าง ๆ ของหน้าต่างโปรแกรมได้ ดังนี้

2.5.1  การเพิ่มปุ่มคำสั่งบนแถบเครื่องมือด่วน

เดิมปุ่มคำสั่งบนแถบเครื่องมือด่วน จะมีเพียง 3 ปุ่ม คือ ปุ่มบันทึก (Save) ปุ่มเลิกทำ (Undo)และปุ่มทำซ้ำ (Redo) ถ้าต้องการเพิ่มปุ่มคำสั่งบนแถบ

เครื่องมือด่วน เราสามารถเพิ่มได้ ดังนี้

1.      ให้คลิกปุ่มกำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง ซึ่งอยู่ท้ายแถบเครื่องมือด่วน

<---- คลิกปุ่มกำหนดเครื่องมือด่วนเอง

2. จะมีรายการที่เป็นชื่อปุ่มคำสั่งบนแถบเครื่องมือด่วนให้คลิกเลือกรายการปุ่มคำสั่งที่ต้องการก็จะมีเครื่องหมายถูกนำหน้าในการสาธิตครั้งนี้จะเพิ่มปุ่มสร้าง ปุ่มเปิด ปุ่มพิมพ์ด่วนและปุ่มแสดงตัวอย่างการพิมพ์

ภาพที่ 2.5 แถบเครื่องมือด่วน

2.6 การสร้างเอกสารใหม่ในโปรแกรม Microsoft Word 2010

ส่วนมากการทำงานอันดับแรกในโปรแกรม Microsoft Word ก็คือ การสร้าง เอกสารที่ตรงกับความต้องการขึ้นมาใช้งาน ซึ่งการสร้างเอกสารก็สามารถทำได้ ดังนี้

1.การสร้างเอกสารเปล่า

1.1 คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) >สร้าง (New) >เอกสารเปล่า (Blank document)

1.2 คลิกปุ่ม สร้าง (Create) หลังจากนั้นเอกสารใหม่ก็จะถูกสร้างขึ้นมา

ภาพที่ 2.6.1 การสร้างเอกสารเปล่า

2.  การสร้างเอกสารจากแม่แบบ

เป็นการสร้างเอกสารจากแม่แบบสำเร็จรูปที่มีอยู่ในโปรแกรม ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

2.1    คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) >สร้าง (New) >ตัวอย่างแม่แบบ (Sampletemplates)

ภาพที่ 2.6.2 การสร้างเอกสารจากแม่แบบ

2.2    เลือกแม่แบบที่เราต้องการ

2.3    คลิกปุ่ม สร้าง (Create)

ภาพที่ 2.6.3 การสร้างเอกสารจากแม่แบบ

2.4   เอกสารใหม่จะถูกสร้างขึ้นมาตามแม่แบบที่เลือก

ภาพที่ 2.6.4 การสร้างเอกสารจากแม่แบบ

2.7 การเปิดแฟ้มเอกสารเก่าในโปรแกรม Microsoft Word 2010

เมื่อเรามีเอกสารเก่า หรือไฟล์งานเดิมที่บันทึกไว้เรียบร้อยแล้ว ต้องการที่จะเปิดขึ้นมาใช้งาน หรือทำงานต่อ มีวิธีการดังนี้ 1.  เปิดโปรแกรม Microsoft Word 2010 โดย คลิกที่ Start > Programs > Microsoft Office > Microsoft Word 2010 2.  เมื่อโปรแกรม word เปิดขึ้น คลิกที่แฟ้ม > เปิด ดังภาพ ภาพที่ 2.7.1 การเปิดแฟ้มเอกสาร 3. โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง เปิด ให้เลือกว่าไฟล์ word อยู่ที่ไหน มองหาใน จะตั้งค่าที่ MY Document เสมอเราต้องรู้ว่าไฟล์ word ของเราชื่ออะไรเก็บไว้ในไดร์ฟไหน โฟลเดอร์ไหน เลือกที่อยู่ให้ถูกและเลือกไฟล์ แล้วคลิกเปิด ภาพที่ 2.7.2 การเปิดแฟ้มเอกสาร 4.  อีกวิธีการหนึ่ง คือ เปิดโปรแกรม word คลิกที่แฟ้ม > จะมองเห็นเอกสารล่าสุด ถ้ามีชื่อเอกสารที่เราจะใช้งาน ก็คลิกเปิดได้เลย ดังภาพ ภาพที่ 2.7.3 การเปิดแฟ้มเอกสาร

2.8 การบันทึกแฟ้มเอกสารของโปรแกรม Microsoft Word 2010 ในการทำงานโปรแกรม word เราควรจะคลิกปุ่มบันทึก บนแท็บ ไว้เรื่อย ๆ เพื่อป้องกันงานสูญหาย เนื่องจาก ไฟดับ ปลั๊กหลุด หรือเครื่องแฮงค์ เป็นต้น การบันทึกงานครั้งแรก ให้ทำงานขั้นตอนดังนี้ 1.  คลิกที่ไอคอนบันทึก      โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง บันทึกเป็น 2.  ในช่องบันทึกใน ให้คลี่สามเหลี่ยมเล็ก ๆ ลงมาเพื่อเลือกบันทึกงานว่าเก็บไว้ที่ใด ไดร์ฟไหน โฟลเดอร์ใด 3.  ในช่องชื่อแฟ้ม ให้ตั้งชื่อไฟล์ 4.  แล้วคลิกบันทึก ภาพที่ 2.8.1 การบันทึกแฟ้มเอกสาร นอกจากนี้ การบันทึกไฟล์งาน นอกจากจะคลิกที่ปุ่มบันทึก แล้วยังสามารถบันทึกได้โดย 1.ไปที่แท็บ แฟ้ม > คลิกบันทึก ดังภาพ ภาพที่ 2.8.2 การบันทึกแฟ้มเอกสาร 2. โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง เปิด ให้เลือกบันทึกในไดร์ฟหรือโฟลเดอร์ไหนและตั้งชื่อไฟล์ก่อนคลิกบันทึก เหมือนวิธีเดียวกับคลิกบันทึกจากปุ่มบันทึก 3. การบันทึกอีกรูปแบบหนึ่ง คือ บันทึกเป็น ใช้ในกรณีที่เราต้องการเปลี่ยนที่เก็บ หรือเปลี่ยนชื่อไฟล์ ภาพที่ 2.8.3 การบันทึกแฟ้มเอกสาร 2.9 การปิดโปรแกรม Microsoft Word 2010 เมื่อทำงานพิมพ์เอกสารต่างๆเรียบร้อยแล้ว(มิได้หมายความว่าพิมพ์จนเสร็จงานแต่พิมพ์จนพอใจตรงไหนก็ได้)และต้องการออกจากโปรแกรมควรทำการบันทึกก่อนทุกครั้งแต่หากลืมบันทึกเมื่อออกจากโปรแกรมจะมีคำเตือนให้บันทึกเช่นเดียวกับการปิดไฟล์(ให้สังเกตว่าเป็นคำเตือนของไฟล์เอกสารใดที่จะบันทึกหรือไม่บันทึก)การออกจากโปรแกรม Microsoft Word ทำได้โดยคลิกปุ่ม Office\ออกจาก Word (Exit Word) ภาพที่ 2.9 การออกจากโปรแกรม Microsoft Word 2010