บทที่ 3 การพิมพ์งาน และการแก้ไขเอกสาร

3.1 การตั้งค่าหน้ากระดาษแบบกำหนดเอง

              หลังจากการเปิดโปรแกรม หรือการสร้างหน้าใหม่จากโปรแกรม Microsoft Word 2010 ลำดับแรกควรกระทำก็คือ การตั้งค่าหน้ากระดาษ เพราะการทำให้เอกสารไม่ผิดเพี้ยนจากความเป็นจริงเมื่อต้องการพิมพ์ออกทางกระดาษ ซึ่งสามารถตั้งค่าหน้ากระได้ได้ 2 วิธี คือ 

 3.1.1 วิธีตั้งค่าหน้ากระดาษแบบกำหนดเอง

     เราสสามารถเข้าสู่กล้องกล่องโต้ตอบการตั้งค่าแบบกำหนดเองได้หลายทางอาจจะใช้แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ แล้วเลือกปุ่มแสดงกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ หรือ คลิกระยะขอบกนะดาษ แล้วเลือกระยะขอบแบบกำหนดเอง นอกจากนี้อาขใช้การดับเบิ้ลคลิกที่แถบสีของไม่ทรรดทัดหรือ การใช้ ดับเบิ้ลคลิกพื้นที่ว่างด้านข้างของเอกสารใต้แถบไม้บรรทัดมีขั้นตอนดังนี้



   1 คลิกแท็บโคลงหน้ากระดาษ

   2 คลิกปุ่มแสดงกล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษ

     หรือคลิกระยะ แล้วเลือกระยะขอบ (Margins) แบบกำหนดเอง

  3 จะแสดงกล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษ

                   กล้องตั้งค่าหน้ากระดาษ จะประกอบด้วย 3 แท็บ ดังนี้

                    3.1 แท็บระยะขอบ (Margins)  ใช้ใช้สำหรับกำหนดระยะห่างของขอบเอกสาร
(บน ล่าง ซ้าย และ ขวา) ระยะเย็บกระดาษ (ซ้ายหรือบน)  การวางแนว (แนวตั้งหรือแนวนอน)
การกำหนดหน้าเอกสารแบบหลายหน้า (ปกติ ระยะเพื่อการเย็บเล่มหนังสือ 2 หน้าต่อหน้ากระดาษ
หนังสือพับ) และการนำไปใช้กับ (ทั้งเอกสาร จุดนี้่เลือก เป็นต้นไปหรือข้อความที)

  3.2 แท็บกระดาษ (Paper) ใช้สำหรับกำหนดขนาดกระดาษ (Letter, Tabloid, Legal,
       A3  A4  B4 B5 ... หรือแบบกำหนดเอง)  แหล่งกระดาษการนำไปใช้กับ (ทั้งเอกสาร
        จุดนี้เป็นต้นไปหรือข้อความที่เลือก) และกำหนดตัวเลือกการ์พิมพ์

                    3.3 แท็บเค้าโครง (Layout) ใช้สำหรับกำหนดหน้าเริ่มต้น(ต่อเนื่อง คอลัมน์ใหม่ หน้าคู่หรือหน้าคี่) หัวกระดาษและท้ายกระดาษ กำหนดจัดแนวตามแนวตั้ง (บน กึ่งกลาง ชิดขอบหรือล่าง)
การนำไปใช้กับ (ทั้งเอกสารจุดนี้เป็นต้นไปหรือเลือก) กำหนดหมายเลขบรรทัด และกำหนดเส้นขอยและการแรเงา

         3.4 ในกรณีจะตั้งหน้ากระดาษเป็นขนาด A4 แนวตั้ง กำหนดระยะขอบทุกด้านเท่ากับ 1 นิ้ว มีตำแหน่งการเย็บซ้ายที่ 0.3 มีหัวกระดาษหน้าแรกต่างจากหน้าอืน ๆ กำหนดระยะห่างของหัวกระดาษและท้ายกระดาษเท่ากับ 0.5 นิ้ว เราสามารถกำหนดการตั้งค่าหน้ากระดาษ

                              เมื่อกำหมดค่า ต่างๆ เรียบร้อยแล้วคลิกปุ่ม ตกลงจะเอกสาร ดังรูป

          3.1.2 วิธีตั้งค่าหน้ากระดาษแบบอันติโนมัติ

                    
                       นอกจากวิธีตั้งค่าหน้ากระดาษแบบกำหนดเอง เราสามารถกำหนดค่าต่าง ๆ ของการตั้งค่าหน้ากระดาษได้โดยอัติโนมัติ เช่น ระยะขอบ การวางแนว และขนาดกระดาษเป็นต้นโดยกำหนดที่แท็บ
เค้าโคลงหน้ากระดาษ แล้วเลือกที่กลุ่มคำสั่งตั้งค่าหน้ากระดาษ ซึ่งมีวิธีตั้งค่าหน้ากระดาษ แต่ล่ะส่วนดังนี้   1 การกำหนด ระยะ ขอบ
              
                                1. 1 คลิกที่แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout)  ดังรูป

                                1. 2 คลิกที่ ระยะขอบ จะปรากฏกล่องโต้ตอบ ระยะขอบ (Margins) แล้วคลิกเลือกระยะขอบที่ต้องการ ในที่่นี้ จะเลือกระยะขอบแบบปกติ จะได้ระยะขอบของเอกสาร ดังรูป 

                 
                 2 การกำหนดการวางแนวกระดาษ

            2.1 หลังจากคลิกที่แทบหน้ากระดาษให้คลิกการวางแนวกระดาษซึ่งมีให้เลือกการวางแนวหน้ากระดาษ  2 แนวคือ ตั้งและนอน ดังรูป

         3.2 การพิมพ์งาน
                
                        หลังจากการตั้งค่าหน้ากระดาษได้ตามความต้องการแล้ว ก่อนที่จะพิมพ์งานเอกสารเราต้องศึกษาตำปหน่งของแป้นพิมพ์ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ รู้จักการใช้แป้นพิมพ์และฝึกทักษะการพิมพ์ดีดเพื่อให้เกิดให้เกิดความถูกต้องและเม่นยำอีกทั้งยังรวจเร็ว

ตารางที่ 3-1 แป้นพิมพ์และหน้าที่ของแป้นพิมพ์ ชื่อแป้นพิมพ์(ปุ่ม)	หน้าที่
~ (Grave)	เปลี่ยนสลับระหว่างภาษาไทย-อังกฤษ (แป้นมุมบนซ้ายของกลุ่มตัวอักษร)
Tab	ใช้ในการเลื่อนระยะในการพิมพ์ หรือย่อหน้า
Shift	ใช้พิมพ์อักษรตัวบน(ไทย) หรือพิมพ์อักษรตัวใหญ่(อังกฤษ)
Caps Lock	เปรียบเสมือนเป็นการกดแป้น Shift ค้างไว้
Ctrl	ใช้ร่วมกับแป้นอื่น ๆ เป็นการใช้คำสั่งลัด
Alt	ใช้ร่วมกับแป้นอื่น ๆ ที่เป็นชื่อเมนูขีดเส้นใต้ เพื่อเปิดเมนูนั้น ๆ
Spacebar	ใช้เคาะเว้นวรรคทีละตัวอักษร
Enter	ใช้ขึ้นบรรทัดใหม่ โดยจะได้รูปแบบบรรทัดก่อนมาทั้งหมด
Shift + Enter	ใช้ขึ้นบรรทัดใหม่ชิดกั้นหน้าโดยจะได้รูปแบบบรรทัดก่อนมาด้วย
lnsert	ใช้เปิด/ปิดภาวะ การพิมพ์แทรกหรือพิมพ์ทับโดยปกติจะเป็นการพิมพ์แทรก หากกดแป้นนี้จะเปลี่ยนเป็นการพิมพ์ทับ ซึ่งจะมีคำว่า OVR ปรากฏอยู่ที่แท็บ สถานะ หากกดอีกครั้งจะกลับไปเป็นการพิมพ์แทรกสลับกันไป

ตารางที่ 3-1(ต่อ) แป้นพิมพ์และหน้าที่ของแป้นพิมพ์ ชื่อแป้นพิมพ์(ปุ่ม)	หน้าที่
Delete	ลบตัวอักษรที่อยู่หลังเคอร์เซอร์ทีละตัว โดยเคอร์เซอร์อยู่กับที่
Ctrl + Delete	ลบตัวอักษรที่อยู่หลังเคอร์เซอร์ทีละคำ โดยเคอร์เซอร์อยู่กับที่
Backspace	เคอร์เซอร์จะเคลื่อนลบตัวอักษรที่อยู่หน้าทีละตัว
Ctrl + Backspace	เคอร์เซอร์จะเคลื่อนลบตัวอักษรที่อยู่หน้าทีละคำ
Home	เคลื่อนเคอร์เซอร์ไปต้นบรรทัด
Ctrl + Home	เคลื่อนเคอร์เซอร์ไปต้นเอกสาร
End	เคลื่อนเคอร์เซอร์ไปท้ายบรรทัด
Ctrl + End	เคลื่อนเคอร์เซอร์ไปท้ายเอกสาร
Page Up	เคลื่อนเคอร์เซอร์ไปด้านบนทีละระยะหนึ่ง
Page Down	เคลื่อนเคอร์เซอร์ไปด้านล่างทีละระยะหนึ่ง
Ctrl + Page Up	เคลื่อนเคอร์เซอร์ไปด้านบนทีละหนึ่งหน้ากระดาษ
Ctrl + Page Down	เคลื่อนเคอร์เซอร์ไปด้านล่างทีละหนึ่งหน้ากระดาษ
Alt + Ctrl + Page Up	เคลื่อนเคอร์เซอร์ไปด้านบนของหน้ากระดาษ
Alt + Ctrl + Page Down	เคลื่อนเคอร์เซอร์ไปด้านล่างของหน้ากระดาษ
Arrow Keys	เคลื่อนเคอร์เซอร์ไปตามทิศของลูกศรเฉพาะพื้นที่ที่ทำงานแล้ว
Ctrl +	เคลื่อนเคอร์เซอร์ไปด้านขวาทีละคำ
Ctrl +	เคลื่อนเคอร์เซอร์ไปด้านซ้ายทีละคำ
Ctrl +	เคลื่อนเคอร์เซอร์ไปด้านบนทีละย่อหน้า
Ctrl +	เคลื่อนเคอร์เซอร์ไปด้านล่างทีละย่อหน้า
F1	เรียกความช่วยเหลือ
Shift + F1	นี้คืออะไร
F5	การค้นหาและแทนที่
F7	การตรวจสอบตัวสะกดและไวยากรณ์
F8	การเปิดโหมดการเลือกและขยายการเลือก
Esc	การยกเลิก

ตารางที่ 3-2(ต่อ) การเลือกข้อความในลักษณะต่าง ๆ วิธีการเลือก	ผลที่ได้
2. การเลือกโดยการใช้แป้นพิมพ์
- Shift +→	- เลือกไปทางด้านขวาทีละตัวอักษร
- Shift +←	- เลือกไปทางด้านซ้ายทีละตัวอักษร
- Shift +↑	- เลือกไปทางด้านบนทีละบรรทัด
- Shift +↓	- เลือกไปทางด้านล่างทีละบรรทัด
- Ctrl +Shift +→	- เลือกไปที่ต้นคำ
- Ctrl +Shift +↑	- เลือกไปที่ต้นย่อหน้า
- Ctrl +Shift +↓	- เลือกไปที่ท้ายย่อหน้า
- Shift + Home	- เลือกไปที่ต้นบรรทัด
- Shift + End	- เลือกไปที่ท้ายบรรทัด
- Shift +Page Up	- เลือกไปทางด้านบนทีละระยะหนึ่ง
- Shift +Page Down	- เลือกไปทางด้านล่างทีละระยะหนึ่ง
- Ctrl + Shift + Home	- เลือกไปที่ต้นเอกสาร

 3.3.1แบบอักษร

                          การใช้แท็บแบบอักษร ในการตกแต่งแบบอักษรทั้งภาษาไทย และข้อความ ละติน ลักษณะตัวหนา ตัวเอียง ตัวขีดเส้นใต้ ขนาดของตัวอักษร สีตัวอักษร ลักษณะ และสีเส้นใต้ และลักษณะพิเศษต่าง ๆ เช่น ขีดทับ ตัวยก ตัวห้อย ฯลฯ        

 3.3.1แบบอักษร

                          การใช้แท็บแบบอักษร ในการตกแต่งแบบอักษรทั้งภาษาไทย และข้อความ ละติน ลักษณะตัวหนา ตัวเอียง ตัวขีดเส้นใต้ ขนาดของตัวอักษร สีตัวอักษร ลักษณะ และสีเส้นใต้ และลักษณะพิเศษต่าง ๆ เช่น ขีดทับ ตัวยก ตัวห้อย ฯลฯ    

           

3.3.3ระยะห่างตัวอักขระ

                          การใช้แท็บงานระยะห่างตัวอักขระ จะมีมาตราส่วนของตัวอักษรมาให้ แต่ มักใช้ในกรณีการบีบหรือขยายช่องไฟของตัวอักษรมากกว่า          

  

การจัดการรูปแบบอักษร

3.4 การจัดย่อหน้า

เราสามารถจัดย่อหน้าเอกสารของเราได้โดยใช้คีย์บอร์ดและไม้บรรทัด หรือการใช้ เครื่องมือเพิ่มหรือลดการเยื้อง แต่ถ้าจะเปิดกล่องโต้ตอบย่อหน้า ให้คลิกปุ่มท้ายที่กลุ่มคำสั่งย่อหน้า จะมีอยู่ 2 แท็บงานให้เลือก คือ

3.4.1 การเยื้องและระยะห่าง

การใช้แท็บในการพิมพ์ย่อหน้า ในหัวข้อพิเศษ การจัดตำแหน่ง เช่น ชิดซ้าย กึ่งกลาง ชิดขวา ชิดขอบ และกระจายแบบไทย เป็นต้น ระดับเค้าร่าง เช่น ตัวข้อความ ระดับ 1 ระดับ 2 เป็นต้น การเยื้องของข้อความจากด้านซ้ายและด้านขวา และระยะห่างระหว่างบรรทัด ด้านบน(ก่อนหน้า) กับบรรทัดด้านล่าง (หลังจาก) ซึ่งสามารถจัดการแท็บงานนี้ได้          

หรือให้ใช้แป้นพิมพ์ Tab หรือปุ่มเครื่องมือเพิ่มการเยื้อง เพื่อสร้างย่อหน้าก็ ได้ โดยตำแหน่งแท็บแรกจะอยู่ที่ 1.25 ซ.ม. หรือ 0.49 นิ้ว และแท็บที่สองจะอยู่ที่ 2.5 ซ.ม. หรือ 1 นิ้ว แต่การใช้แป้นพิมพ์ในแท็บที่สองนี้หรือการเพิ่มการเยื้อง ตัวกั้นหน้าจะวิ่งตามมาด้วย ทำให้เรา ต้องลากกลับไปที่ด้านหน้าดังเดิม โดยให้สังเกตว่าจะลากที่กั้นหน้าไปได้อย่างเดียว ต้องนำเมาส์ไป จับที่รูปสามเหลี่ยมที่อยู่บนสี่เหลี่ยมที่กั้นหน้านี้ จึงจะได้ ย่อหน้าที่ถูกต้อง

                                

3.4.2 บรรทัดและตัวแบ่งหน้า

ใช้ป้องกันไม่ให้ Word พิมพ์บรรทัดสุดท้ายของย่อหน้าด้วยตัวเองที่ด้านบน ของหน้ากระดาษ หรือไม่ให้พิมพ์บรรทัดแรกของย่อหน้าด้วยตัวเองที่ด้านล่างของหน้ากระดาษ การให้ทั้งย่อหน้าอยู่ด้วยกัน การให้สองย่อหน้าอยู่ด้วยกัน การแทรกตัวแบ่งหน้าก่อนย่อหน้า การไม่ ใส่เลขบรรทัด และการไม่ใส่ยัติภังค์ นอกจากนี้ยังสามารถตั้งแท็บได้ด้วย

3.5 การทำตัวอักษรขึ้นต้นด้วยตัวใหญ่

ในย่อหน้าแรกของเอกสาร เช่น หนังสือพิมพ์ วารสาร ฯลฯ ตัวอักษรตัวแรกจะเน้น ตัวใหญ่ ให้เป็นที่สะดุดตา ซึ่งสามารถทำได้โดยเลือกตัวอักษรที่ต้องการทำ แล้วเปิดแท็บแทรก\ ตัวอักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่... จะได้กล่องโต้ตอบตัวอักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่ มี 2 รูปแบบให้เลือก คือ หล่น กับในระยะขอบ และเมื่อเลือกแล้ว ยังสามารถเปลี่ยนแบบอักษร ตั้งจำนวนบรรทัดที่หล่น และตั้งระยะห่างจากข้อความได้อีกด้วย

3.6 การพิมพ์สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและลำดับเลข

ในการพิมพ์ลำดับเลขหรือสัญลักษณ์หัวข้องานในเอกสาร สามารถทำได้หลาย รูปแบบ เช่น พิมพ์หัวข้อให้เวิร์ดจัดการเอง หรือพิมพ์โดยใช้ย่อหน้ายังไม่ต้องใส่หัวข้อ แล้วเลือกย่อ หน้าทั้งหมดและคลิกเครื่องมือลำดับเลขหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย หรือพิมพ์งานดังกล่าวแล้ว ใช้แท็บหน้าแรก\ย่อหน้า\แสดงสัญลักษณ์หัวข้อย่อยและลำดับเลขก็ได้ ซึ่งสามารถอธิบายได้ ดังต่อไปนี้

3.6.1 การพิมพ์งานหัวข้อลำดับเลข

การพิมพ์หัวข้อลำดับเดียว ให้พิมพ์ข้อความก่อน โดยใช้ย่อหน้าในแต่ละ หัวข้อ แล้วเลือกข้อความทั้งหมด คลิกปุ่มเครื่องมือลำดับเลข ก็จะได้เลขหัวข้อที่หน้าบรรทัดที่เป็น ย่อหน้านั้น แต่ถ้าพิมพ์หัวข้อที่มีหัวข้อลำดับย่อยอยู่ด้วย สามารถพิมพ์ได้ ดังขั้นตอนต่อไปนี้

3.6.1.1 การพิมพ์หัวข้อลำดับแรก มีขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1) ให้ใช้แป้นพิมพ์ Tab เข้ามา ให้ตรงกับข้อความในย่อหน้านั้น

2) พิมพ์เลขลำดับที่ ตามด้วยจุด (.) เว้นวรรค เช่น 1.

3) พิมพ์ข้อความ จนจบ แล้วเคาะแป้น Enter

4) จะได้ลำดับเลขหัวข้อต่อจากหัวข้อที่พิมพ์นั้น ถ้าหัวข้อนี้ไม่มี ข้อย่อย ก็พิมพ์งานต่อไปได้เลย โดยรูปแบบหัวข้อของเวิร์ด คือ การเยื้องหน้าลอย จะมาอยู่ในหัวข้อ นั้นด้วย หากต้องการให้การเยื้องหน้าลอยมาชิดกั้นหน้า ก็ต้องลากสามเหลี่ยมของที่กั้นหน้ามาวาง ไว้ที่ชิดหน้ากระดาษ

3.6.1.2 การพิมพ์หัวข้อย่อย มีขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1) ให้ใช้แป้นพิมพ์ Backspace ลบลำดับเลข ที่เกิดขึ้นนั้น

2) ให้ใช้แป้นพิมพ์ Tab เข้ามา ให้ตรงกับข้อความในย่อหน้านั้น

3) พิมพ์เลขลำดับที่ คั่นด้วยจุด (.) เว้นวรรค เช่น 2.1

4) พิมพ์ข้อความ จนจบ แล้วเคาะแป้น Enter

5) จะได้ลำดับเลขหัวข้อต่อจากหัวข้อที่พิมพ์นั้น

3.6.1.3 การพิมพ์หัวข้อใหญ่ มีขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1) ให้ใช้แป้นพิมพ์ Backspace ลบลำดับเลข ที่เกิดขึ้นนั้น

2) พิมพ์เลขลำดับที่ ตามด้วยจุด (.) เว้นวรรค เช่น 3.

3) พิมพ์ข้อความ จนจบ แล้วเคาะแป้น Enter

4) จะได้ลำดับเลขหัวข้อใหญ่ต่อจากหัวข้อที่พิมพ์นั้น และจะวิ่ง ไปอยู่ด้านหน้าตรงกับหัวข้อใหญ่ก่อนหน้านั้นเอง

3.6.2.1 การพิมพ์หัวข้อลำดับเดียว ให้พิมพ์ข้อความก่อน โดยใช้ย่อหน้าใน แต่ละหัวข้อ แล้วเลือกข้อความทั้งหมด จึงใช้แท็บหน้าแรก ปุ่มคำสั่งลำดับเลข เลือกรายการกำหนด รูปแบบลำดับเลขใหม่ จะได้กล่องโต้ตอบกำหนดรูปแบบลำดับเลขใหม่ แล้วเลือกรูปแบบตัวเลข ลักษณะลำดับ รูปแบบตัวเลข การจัดแนว แท็บลำดับเลข คลิกเลือกกรอบลำดับเลขที่ต้องการ หาก ลำดับเลขที่ต้องการไม่มี และต้องการรูปแบบตัวอักษรใหม่ ให้คลิกปุ่มกำหนดเอง เพื่อตั้งค่าใหม่ ตามที่ต้องการ

3.6.2.2 การพิมพ์หัวข้อย่อย จะใช้งานหลังจากพิมพ์หัวข้อย่อยเองก่อน แล้วนำมาตกแต่งหรือปรับเปลี่ยนให้ได้ตามลักษณะของลำดับเลขหัวข้อย่อยที่ถูกต้อง หรือที่แท็บ หน้าแรก

3.6.3 การพิมพ์งานหัวข้อเป็นสัญลักษณ์

ให้แทรกสัญลักษณ์ ที่จะทำเป็นหัวข้อแรกหน้าข้อความ โดยเว้นวรรค ระหว่างข้อความ แล้วพิมพ์ข้อความ จนจบแล้วเคาะแป้น Enter จะได้หัวข้อต่อไปเป็นสัญลักษณ์ เช่นเดิม หรือพิมพ์ข้อความก่อน แล้วเลือกข้อความทั้งหมด คลิกปุ่มเครื่องมือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อ ย่อยบนแท็บหน้าแรก ก็จะได้สัญลักษณ์หัวข้อที่หน้าบรรทัดที่เป็นย่อหน้านั้น

3.7 การคัดลอกข้อความ การคัดลอกรูปแบบ และการใช้ลักษณะ

ในการพิมพ์หัวข้อเรื่องในเอกสารเล่มเดียวกันนั้น ควรที่จะมีรูปแบบเดียวกัน ตลอดทั้งเอกสาร โดยเฉพาะเอกสารวิชาการต่าง ๆ ซึ่งเราอาจใช้วิธีการได้หลายวิธีนำมาประยุกต์ใช้ ยกตัวอย่างว่าเราจะพิมพ์เอกสารจากตัวอย่างให้มี บทที่ เรื่อง และหัวข้อชิดซ้าย ที่จัดทำรูปแบบ เรียบร้อยแล้ว ให้เหมือนกันทั้งเอกสาร ดังต่อไปนี้

3.7.1 การใช้การคัดลอกข้อความ

การคัดลอกข้อความ จะได้ทั้งเนื้อหาและรูปแบบมาด้วย ทำให้ง่ายต่อผู้ที่ เริ่มต้นพิมพ์งานใหม่ มีวิธีการง่าย ๆ คือ เลือกข้อความต้นแบบที่จัดทำรูปแบบแล้ว จากนั้นสั่ง คัดลอก หรือคลิก แล้วจึงนำเคอร์เซอร์มาวางไว้ในบรรทัดที่ที่ต้องการ คลิกปุ่มเครื่องมือวาง หรือ เมื่อได้มาแล้วก็ให้ลบข้อความเก่าและพิมพ์ข้อความใหม่

3.7.2 การใช้การคัดลอกรูปแบบ

การคัดลอกรูปแบบ เป็นการนำรูปแบบจากต้นแบบมาใช้ โดยเราต้องพิมพ์ ข้อความไว้ก่อน จากนั้นจึงนำเคอร์เซอร์มาวางไว้ที่บรรทัดต้นแบบ แล้วคลิกปุ่มเครื่องมือคำสั่ง

3.7.2 การใช้ลักษณะ

ปกติเวิร์ดจะจัดการกับการใช้ลักษณะให้เองโดยอัตโนมัติ แต่เป็น ภาษาอังกฤษ ซึ่งสามารถสังเกตได้จากชื่อลักษณะที่เปลี่ยนไปในช่องลักษณะของแท็บเครื่องมือ จัดรูปแบบ แต่หากเราประสงค์ที่จะใช้ชื่อลักษณะเป็นภาษาไทยก็ได้ โดยจะแบ่งงานออกเป็น 2 ขั้นตอน คือ การสร้างลักษณะ และการใช้ลักษณะ ดังต่อไปนี้

                       3.7.2.1 การสร้างลักษณะจากแท็บหน้าแรก เมื่อพิมพ์งานและทำรูปแบบ อักษรตามความต้องการสร้างเป็นลักษณะเก็บไว้ ให้นำเคอร์เซอร์มาวางไว้ที่บรรทัดนั้น แล้วคลิกที่ ปุ่มล่างของกลุ่มคำสั่งลักษณะ จะได้กล่องโต้ตอบลักษณะ จากนั้นก็คลิกปุ่ม สร้างลักษณะใหม่ เปลี่ยนรูปแบบอักษร ตั้งชื่อลักษณะ แล้วคลิกปุ่มตกลง

                        3.7.2.2 การใช้ลักษณะ หากต้องการใช้ลักษณะในบรรทัดใด ให้ไปคลิก เลือกบรรทัดนั้น แล้วเปิดเมนูซ่อนของลักษณะออกมา แล้วคลิกเลือกชื่อลักษณะที่ต้องการ ก็จะได้

3.8 การใช้แท็บ

ในการพิมพ์งานเอกสาร บางครั้งต้องการให้ตัวอักษรหรือข้อความหรือตัวเลข อยู่ ในตำแหน่งที่เราต้องการในหน้ากระดาษ เช่น ชิดซ้าย ชิดขวา กึ่งกลาง ฯลฯ โดยเฉพาะการพิมพ์งาน ที่เป็นลักษณะแนวคอลัมน์ เช่น บทกลอน สารบัญ ฯลฯ การจะพิมพ์ให้มีแนวตรงกันตลอดนั้น จึง ต้องตั้งแท็บ แล้วเลื่อนตำแหน่งพิมพ์หรือเคอร์เซอร์ ด้วยการเคาะแป้น Tab ไปตามแท็บที่เราตั้งไว้ ซึ่งสามารถตั้งได้ทั้งการคลิกเมาส์บนไม้บรรทัด และดับเบิลคลิกที่แท็บ ดังรายละเอียดต่อไปนี้

3.8.1 การใช้เมาส์คลิกบนไม้บรรทัด

ขั้นตอนการตั้งแท็บ ดังรูป โดยมีรายละเอียด ดังต่อไปนี้

3.8.1.1 เลือกการจัดตำแหน่งของแท็บ โดยคลิกไปที่ตั้งของแท็บหน้าไม้ บรรทัด แท็บจะเปลี่ยนชนิดไปเรื่อย ๆ ได้แก่ แท็บซ้าย แท็บกึ่งกลาง แท็บขวา แท็บจุดทศนิยม แท็บ แท็บ เป็นต้น แล้วหยุดไปที่แท็บที่เราต้องการ

3.8.1.2 คลิกเลือกตำแหน่ง ของแท็บบนไม้บรรทัด

3.8.1.3 การย้ายตำแหน่งแท็บ ให้ลากแท็บไปทางด้านซ้ายหรือขวา ตามที่ ต้องการ

3.8.1.4 การลบแท็บ ให้ลากแท็บที่ไม่ต้องการลงมาบนหน้ากระดาษ

3.8.1.5 การปรับแก้ตำแหน่งแท็บทั้งงาน ให้เลือกข้อความทั้งหมดก่อน แล้ว จึงลากย้ายหรือลบแท็บได้

                                 3.8.1.6 การใช้แท็บพิมพ์งาน ให้เคาะแป้นพิมพ์ Tab เพื่อวิ่งเคอร์เซอร์ไป ตามที่ตั้งของแท็บ เมื่อจบบรรทัดแล้วจึงเคาะแป้น Enter ทำเช่นนี้จนจบงาน

3.8.2 การใช้กล่องโต้ตอบแท็บ

ให้พิมพ์ระยะแท็บ เลือกการจัดแนว เลือกว่าจะมีตัวนำหรือไม่ เมื่อแท็บใด ไม่ถูกต้องและไม่ต้องการใช้ ให้คลิกเลือกระยะของแท็บนั้น แล้วคลิกปุ่มล้าง แต่ถ้าหากเสร็จสิ้นงาน แล้วจะลบแท็บทั้งหมด ให้คลิกปุ่มล้างทั้งหมด

3.9 การใช้เส้นขอบและแรเงา

ในการพิมพ์งานเอกสาร หัวข้อเรื่องต่าง ๆ บางครั้งจะทำเป็นกรอบหัวข้องานนั้น ให้เน้นสะดุดตา และเกิดความสวยงามเป็นระเบียบ โดยเลือกข้อความ แล้วเปิดเมนู\เส้นขอบและแร เงา จะได้กล่องโต้ตอบเส้นขอบและแรเงา จากแท็บเส้นขอบ เลือกกล่องที่ต้องการจากหัวข้อการตั้ง

4. การแก้ไขเอกสารและการพิมพ์งานอัตโนมัติ

เมื่อมีการพิมพ์งานเอกสาร ย่อมต้องมีการแก้ไขเป็นธรรมดา จะมากหรือน้อย ก็ขึ้นอยู่กับ ความสามารถในการพิมพ์และการใช้เวิร์คของแต่ละคน ดังนั้นเราจึงควรเรียนรู้วิธีการแก้ไขงานใน เอกสาร ดังต่อไปนี้

4.1 การใช้การค้นหา แทนที่ และไปที่

การค้นหา แทนที่ และไปที่ โดยจะเลือกรายการคำสั่งใดก็ได้ ก็จะเปิดงานได้ เช่นกันหรือใช้ที่ปุ่มเลือกวิธีเรียกดู จากปุ่มแถบเลื่อนด้านล่าง ดังนี้

                         4.1.1 การค้นหาในแท็บงานนี้

                                 ใช้ในการค้นหาคำที่ต้องการ อาจจะเป็นคำถูกหรือคำผิดก็ได

4.1.2 การแทนที่

ในแท็บงานนี้ ใช้ในการค้นหาคำที่ต้องการ อาจจะเป็นคำถูก แต่ต้องการ เพิ่มเติมหรือเอาบางส่วนออก หรือเป็นคำผิดก็ได้ เพื่อแก้ไขข้อความนั้นให้ถูกต้องหรือตามที่เรา

4.1.3 การไปที่

ในแท็บงานนี้ ใช้ในการไปที่ที่ต้องการ ได้แก่ ไปที่ หน้า, ส่วน, บรรทัด, ที่ คั่นหนังสือ, ข้อคิดเห็น, เชิงอรรถ, อ้างอิงท้ายเรื่อง, ตาราง, กราฟิก, สมการ, วัตถุ, และหัวเรื่อง เป็น ต้น แล้วจึงกรอกข้อมูลจากหัวข้อที่เลือกในช่องข้อความด้านขวา 

4.2 การใช้ปุ่ม Office เครื่องมือในการแก้ไขอัตโนมัติ

การใช้ปุ่ม Office รายการพิสูจน์อักษร แล้วคลิกปุ่มตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ เปิด กล่องโต้ตอบแกไขอัตโนมัติ: ไทย นำมาใช้ประโยชน์ได้หลายทาง ได้แก่ การแก้ไขคำผิด การพิมพ์ ข้อความอัตโนมัติ และการพิมพ์ให้เป็นสัญลักษณ์ เป็นต้น เพื่อให้เกิดความสะดวกในการพิมพ์คำที่ ผิดบ่อย ๆ คำที่พิมพ์ยาก ๆ ข้อความที่ใช้บ่อย ๆ โดยเฉพาะข้อความยาว ๆ และสัญลักษณ์ที่ชอบใช้ สามารถใช้งานได้ ดังนี้

4.2.1 การแทนที่ด้วยคำหรือข้อความ

ให้พิมพ์คำที่พิมพ์ผิดบ่อย ๆ หรือคำย่อในช่องแทนที่: ในด้านซ้าย เช่น พ.ล. แล้วพิมพ์คำถูกหรือคำเต็มในช่องด้วย: ทางด้านขวา เสร็จแล้วคลิกปุ่มเพิ่มและปิด เมื่อพิมพ์คำย่อนี้ จะได้คำเต็ม หากไม่ต้องการให้กดแป้น Backspace 

4.2.2 การแทนที่ด้วยสัญลักษณ์

ให้แทรกสัญลักษณ์ที่ใช้งานบ่อย ๆ แล้วเลือกให้สีตัวอักษรและเพิ่มลดขนาด ตามต้องการ เสร็จแล้วต้องเลือกสัญลักษณ์นี้ก่อน จึงเปิดเมนูเครื่องมือ\แก้ไขอัตโนมัติ รูปสัญลักษณ์ นี้จะถูกนำเข้ามาในช่องด้วย: ทางด้านขวา ให้เราพิมพ์คำที่ใช้แทนสัญลักษณ์นี้ในช่องแทนที่: ทาง ด้านซ้าย เสร็จแล้วคลิกปุ่มเพิ่มและปิด เมื่อพิมพ์คำย่อนี้จะได้ สัญลักษณ์ที่ทำรูปแบบตามต้องการ โดยไม่ต้องเสียเวลาหาสัญลักษณ์ใหม่ทุกครั้งที่จะนำมาใช้ ถ้าเราได้สร้างขึ้นมาเรื่อย ๆ

4.3 การใช้เมนูเครื่องมือในการสร้างแม่แบบแมโคร

แมโคร (Macro) เป็นการบันทึกการทำงานที่ซ้ำ ๆ กันเป็นประจำ เก็บไว้ในชื่อ ๆ หนึ่ง เมื่อต้องการนำมาใช้ โปรแกรมจะทำตามขั้นตอนของงานนั้นโดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถใช้งาน ได้ ดังนี้

4.3.1 การบันทึกแมโคร

เปิดแท็บมุมมอง\แมโคร\บันทึกแมโครใหม่ จะได้กล่องโต้ตอบ แล้วพิมพ์ ชื่อในช่องชื่อของแมโคร

จากนั้นให้คลิกปุ่ม Office จะเปิดกล่องโต้ตอบแท็บเครื่องมือกำหนดเองขึ้น ให้ลากชื่อแมโครในกรอบคำสั่งไปวางไว้ที่แท็บเครื่องมือจัดรูปแบบ

ถ้าต้องการเปลี่ยนรูปไอคอนของแท็บเครื่องมือแมโคร ให้คลิกปุ่ม ปรับเปลี่ยนสิ่งที่เลือก เลือกรายการเปลี่ยนภาพลักษณ์ของปุ่มและรูปไอคอนที่ต้องการ แล้วจึงคลิก ปุ่มปิด

ต่อไปจึงเริ่มบันทึกงานที่ต้องการ เมื่อเสร็จแล้วจึงคลิกปุ่มหยุดการบันทึก เราก็จะได้ปุ่มแมโครใหม่มาใช้งานได้

4.3.2 การเรียกใช้แมโคร

วางตำแหน่งพิมพ์ที่ต้องการจะพิมพ์งานนั้น แล้วคลิกปุ่มแมโครที่แถบ เครื่องมือด่วน ก็จะได้ผลลัพธ์ตามที่เราสร้าง

4.4 การใช้เมนูเครื่องมือในการตรวจสอบตัวสะกดและไวยากรณ์

ในการพิมพ์งานเอกสาร แล้วเกิดมีคำที่ขีดเส้นใต้สีแดงขึ้น แสดงให้เห็นว่าคำ ๆ นั้น เวิร์ดได้ใช้พจนานุกรมตรวจสอบแล้วว่าเป็นคำผิด แต่จริง ๆ แล้วคำ ๆ นั้นมิได้หมายความว่าจะ เป็นคำผิดจริงเสมอไป ขึ้นอยู่กับว่าคำ ๆ นั้นพจนานุกรมได้รู้จักหรือไม่ การขีดเส้นใต้เต็มคำ ๆ นั้น เต็มคำหรือไม่ ซึ่งอย่างน้อยก็ทำให้เป็นที่สังเกตสะดุดตาแก่เราได้บ้าง หากต้องการตรวจสอบทีละคำ

                                      การใช้เมนูลัดในการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์

                                    หากมีประโยคใดที่ขีดเส้นใต้สีเขียว จะหมายถึงมีปัญหาเกิดขึ้นกับการจัดช่องไฟ ของข้อความในย่อหน้านั้น ให้คลิกขวาที่เส้นใต้นั้น จะเกิดเมนูลัดขึ้น ให้เลือกข้อความจากรายการ ข้างบน เวิร์ดจะจัดข้อความในประโยคให้เรียบร้อย

                                          การใช้เมนูลัดในการตรวจสอบการจัดข้อความ