การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรม Microsoft Word 2010 จะต้องพิมพ์และจัดรูปแบบให้ถูกต้องตามรูปแบบให้ถูกต้องตามรูปแบบของหนังสือราชการ โดยคำนึงถึงความถูกต้องเรียบร้อย สวยงามและรูปแบบของหนังสือราชการเป็นสำคัญ
หนังสือราชการ เป็นเอกสารที่่เป็นหลักฐานในราชการ มี 6 ชนิด คือ หนังสือภายใน หนังสือภายนอก หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ และหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับุไว้เป็นหลักฐานในราชการ
6.1 การพิมพ์และจัดรูปแบบหนังสือภายใน
หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความและให้จัดทำตมแบบที่ 2 ท้ายระเบียบ
โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือโดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไปให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกรอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ำกว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกรองหรือส่วนราชการเจ้าของเรื่องพร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี)ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำตัวของเจ้าของเรื่อง ตามที่กำหนดไว้ในภาคผนวกทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง สำหรับหนังสือของคณะกรรมการให้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นตามความจำเป็นวันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือเรื่อง ให้ลงชื่อย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิมคำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำขึ้นต้นสรรพนามและคำลงท้าย
ที่กำหนดไว้ในภาคผนวก 2 และลงตำแหน่งของผู้ที่รับหนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีการติดต่อกันหรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ระบุไว้ในข้อนี้ลงชื่อและตำแหน่ง ให้ปฏิบัติตามข้อ 10 และข้อ 11 โดยอนุโลม
การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์
การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย การจัดทำกระดาษตราครุฑ และกระดาษบันทึกข้อความ โดยใช้โปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ให้จัดทำให้ถูกต้องตามแบบของกระดาษตามครุฑ (แบบที่ 28) และแบบของกระดาษบันทึกข้อความ (แบบที่ 29) ท้ายระเบียบ โดยเฉพาะส่วนหัวของแบบกระดาษบันทึกข้อความจะต้องใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่เป็นช่องว่างหลังคำ ดังต่อไปนี้ ส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง และไม่ต้องมีเส้นขีดทึบแบ่งส่วนระหว่างหัวกระดาษบันทึกข้อความกับส่วนที่ใช้สำหรับการจัดทำ
ข้อความ
1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์
1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร
1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้คำระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single
1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16 เซนติเมตร
2. ขนาดตราครุฑ
2.1 ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร ใช้สำหรับการจัดทำกระดาษตราครุฑ และตราครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร ใช้ สำหรับการจัดทำกระดาษบันทึกข้อความ
2.2 การวางครุฑ ให้ว่างห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 1.5 เซนติเมตร
3. การพิมพ์
3.1 หนังสือภายนอก
3.1.1 การพิมพ์เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัดระหว่างกันเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter+Beflore 6 pt)
3.1.2 การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะบรรทัดระหว่างข้อความแต่ละภาคห่างเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มคำก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter+Beflore 6 pt)
6.2 การพิมพ์และจัดรูปแบบหนังสือภายนอก
การพิมพ์หนังสือราชการภายนอก
1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์
1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร
วิธีการ ไปที่แฟ้ม => ตั้งค่าหน้ากระดาษ =>ตั้งค่าระยะขอบซ้าย 3 ซม. และขวา 2 ซม. =>ตกลง
จะได้ผลลัพธ์ ตามภาพนี้
1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single
วิธีการ คลิกเม้าส์ให้เคอร์เซอร์อยู่บนข้อความที่ต้องการตั้งระยะบรรทัด => คลิกเม้าส์ขวา =>เลือกย่อหน้า =>เลือกหนึ่งเท่า ที่ระยะห่างบรรทัด => ตกลง
1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16
วิธีการ คลิกเม้าส์ให้ระยะขอบซ้ายอยู่ที่ 0 => คลิกเม้าส์ให้ระยะขอบขวาอยู่ที่ 16 ตามรูปภาพ
2.2 การวางตราครุฑให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 1.5 เซนติเมตร
3. การพิมพ์
3.1 การพิมพ์เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วยให้มีระยะบรรทัดระหว่างกันเท่ากับระยะ
บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)
วิธีการ คลิกเม้าส์ให้เคอร์เซอร์อยู่บนข้อความที่ต้องการตั้งระยะบรรทัด => คลิกเม้าส์ขวา =>เลือกย่อหน้า =>
เลือกระยะห่าง ก่อน 6 พ้อยท์ => ตกลง
3.2 การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะบรรทัดระหว่างข้อความแต่ละภาคห่างเท่ากับระยะบรรทัดปกติและเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)
วิธีการ คลิกเม้าส์ให้เคอร์เซอร์อยู่บนข้อความที่ต้องการตั้งระยะบรรทัด => คลิกเม้าส์ขวา =>เลือกย่อหน้า =>เลือกระยะห่าง ก่อน 6 พ้อยท์ => ตกล
3.3 การย่อหน้าข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้
บรรทัดระยะการพิมพ์เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร
วิธีการ คลิกเม้าส์ให้เคอร์เซอร์อยู่บนข้อความที่ต้องการตั้งระยะบรรทัด => คลิกแท็บซ้ายให้อยู่ที่ 2.5 ซม.
3.4 การพิมพ์คำลงท้าย ให้มีระยะบรรทัดห่างจากบรรทัดสุดท้ายภาคสรุปเท่ากับระยะบรรทัดปกติและเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 12 พ้อยท์
(1 Enter + Before 12 pt)
วิธีการ คลิกเม้าส์ให้เคอร์เซอร์อยู่บนข้อความที่ต้องการตั้งระยะบรรทัด => คลิกเม้าส์ขวา =>เลือก ย่อหน้า =>
เลือกระยะห่าง ให้ก่อน อยู่ที่ 12 พ้อยท์ => ตกลง
3.5 การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด(4 Enter) จากคำลงท้าย
วิธีการ คลิกเม้าส์ให้เคอร์เซอร์อยู่หลังข้อความ ขอแสดงความนับถือ => กด Enter 4 ครั้ง
3.6 การพิมพ์ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัดจากตำแหน่งเจ้าของหนังสือ (4 Enter)
วิธีการ คลิกเม้าส์ให้เคอร์เซอร์อยู่หลังข้อความ ตำแหน่ง => กด Enter 4 ครั้ง
6.3 การสร้างจดหมายเวียน
จดหมายเวียนคือการผนวกจดหมายเข้ากับจานวนผู้รับ โดยจดหมายหนึ่งฉบับ กับผู้หลายคน กลายเป็นจดหมายหลายฉบับโดยชื่อของผู้รับจะเปลี่ยนไปตามข้อมูลผู้รับ
กรณีตัวอย่าง มีไฟล์จดหมายเป็นไฟล์เอกสารเวิร์ด และมีไฟล์รายชื่อเป็นไฟล์เอ็กเซล
1. เปิดไฟล์จดหมาย
2. แท็บ Mailings
3. เลือกเครื่องมือ Start Mail Merge
4. เลือกคำสั่ง Step by Step Mail Merge Wizard…
5. คลิก Next: Starting document
6. เลือก Use the current document (เพื่อใช้เอกสารปัจจุบันเป็นจดหมาย)
7. คลิก Next: Select recipients
8. คลิก Browse… (เพื่อเลือกไฟล์รายชื่อผู้รับ)
9. เลือกตาแหน่งที่เก็บข้อมูลไฟล์รายชื่อ
10. เลือกชื่อไฟล์
11. คลิกปุ่ม Open
12. เลือกชีท
13. คลิกปุ่ม OK
14. คลิกปุ่ม OK
15. คลิก Next: Write your letter
16. คลิกเมาส์วางต่าแหน่งที่จะใส่ชื่อ
17. คลิก More Items… (เพื่อเลือกข้อมูลที่จะมาวาง)
18. คลิกเลือกฟิล์ดชื่อ
19. คลิกปุ่ม Insert
20. คลิกปุ่ม Close
21. คลิก Next: Preview your letters
22. แสดงชื่อคนในเอกสาร
23. คลิกเพื่อเลื่อนดูข้อมูลอื่นๆ
24. คลิก Next: Complete the merge
25. คลิก Edit individual letters… (เพื่อผนวกจดหมายเข้ากับรายชื่อ)
26. เลือก All (เพื่อผนวกทั้งหมด หรือเลือกหัวข้ออื่น แล้วแต่กรณี)
27. คลิกปุ่ม OK
28. แสดงจดหมายหลายฉบับโดยรายชื่อเปลี่ยนไป
6.4 การสร้างซองจดหมาย
การสร้างและพิมพ์ซองจดหมายเดียว
ถ้าคุณต้องการใส่ที่อยู่ผู้ส่งของคุณลงบนซองจดหมาย คุณสามารถตั้งค่าดังกล่าวได้ก่อนคุณเริ่มทำงานกับซองจดหมายเมื่อคุณตั้งค่าซองจดหมายของคุณในแบบที่คุณต้องการแล้ว คุณสามารถพิมพ์และบันทึกซองจดหมายเพื่อนำมาใช้ใหม่ได้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น